Functies van een cms

Een cms is in de meeste gevallen modulair van opzet. Vaak zien we voor minimaal elke fase van de life cycle een component of module in het cms terug. Zo’n module verzorgt en ondersteunt verschillende processen die onderdeel zijn van een fase.

Creatie

Onder creatie verstaan we het maken van nieuwe content, het wijzigen of samenstellen van bestaande content en het invoeren van de content in het cms. Belangrijke onderwerpen bij contentcreatie met een cms zijn de user interface en de definitie van de workflow.

  • Interface

Het maken en plaatsen van content gebeurt in elk cms met een browser, via een scherm waarin gebruikers middels webformulieren content plaatsen (de graphic user interface of gui). Voor het bewerken of invoeren van content is bovendien een toenemend aantal systemen voorzien van de mogelijkheid tot inline editing. Hieronder wordt verstaan: het gebruiken van de gepubliceerde website als ingang (en dus als interface) voor het bewerken van de inhoud. Het voordeel is dat een webredacteur geheel intuïtief via de ‘voorkant’ van een website (en dus als een gewone bezoeker) een locatie of artikel met de muis kan aanwijzen om dit vervolgens direct te bewerken.

Dit vergemakkelijkt het zoeken en selecteren van specifieke onderdelen. Moderne social media, blogs, wiki’s en intranetten laten zien dat de creatie van content niet altijd een taak van een webredacteur hoeft te zijn. Steeds vaker fungeren websites en intranetten als een platform voor co-creatie: het gezamenlijk maken en beheren van informatie. Als deze functie van belang is voor het cms, let dan goed op de mogelijkheden en beperkingen.

  • Workflow

De content life cycle onderscheidt niet alleen specifieke stadia maar ook faseringen en statusovergangen van content. Tussen het moment van creatie en publicatie van content kunnen een aantal goedkeurings- en bewerkingsslagen liggen; er wordt eindredactie op de content verricht, er wordt een ankeiler of teaser gemaakt (een kop met een inleidende samenvatting) en er wordt fotomateriaal aan het artikel gekoppeld. De reeks overgangen tussen creatie en publicatie wordt workflow genoemd. In de meeste systemen kan de workflow met bijbehorende rollen worden vastgelegd of ingesteld. De volgende elementen zijn relevant bij het bekijken van workflowfunctionaliteiten in een cms:

1. Statusovergangen
Hoe weet een eindredacteur dat er te redigeren artikelen voor hem klaarliggen? Gebeurt dit door een e-mailnotificatie of ziet de redacteur dit in zijn takenlijstje bij het inloggen?

2. Autorisatie, rollen en rechten
Hoe geschiedt de toekenning van rollen en rechten aan (groepen van) gebruikers? Op basis van hun rol in het proces krijgen gebruikers bepaalde rechten toegekend. Deze kunnen variëren van het alleen mogen schrijven tot het mogen aanmaken van nieuwe gebruikers. De praktijk wijst uit dat een zekere flexibiliteit met betrekking tot het aanmaken van de workflow gewenst is.

  << Content management en cms Management in een cms >>